В Древней Руси аналогом трудовых книжек выступали выступали разрядные – особые документы, в которых отражалось продвижение по службе членов княжеской дружины. Здесь также фиксировались права и обязанности государственной элиты. Трудовой путь других людей никто не сохранял в письменной форме.

Ситуация поменялась, когда Петр I подписал табель о рангах. Различные моменты, связанные с трудовой деятельностью всех госслужащих разных уровней, отражались в формулярных списках. Персональных документов пока еще не было предусмотрено, поэтому купить трудовую книжку было невозможно. Формулярный список содержал сведения об образовании, семье, начале и прохождении службы, а также личностную характеристику. Для рабочего класса были введены зачетные книжки, куда вносилась информация об опыте работы, образовании. Остальные члены социума не имели документов, предназначенных для выполнения аналогичных функций.

В 1918 г. ситуация радикально поменялась: Совнарком выпустил особый указ, подлежащий обязательному выполнению. Согласно этому документу, купить трудовую книжку должны были и неработающие люди. К ним относились посредники различных категорий, коммерсанты, лица свободных профессий и те, кто не имел определенных занятий. Для таких граждан выбора: иметь или иметь такую трудовую книжку – не существовало. Этот документ заменял паспорт. Чтобы стать его обладателем, раз в месяц необходимо было принимать участие в общественных работах. В противном случае грозило тюремное заключение или лишение пайка, значит, голодная смерть.

В следующем году купить старую трудовую книжку обязали всех, чей возраст превышал 16 лет. Такой документ до 1923 г. предоставлял возможность воспользоваться социальными гарантиями, отражал участие в производственном процессе, кроме того, являлся удостоверением личности.

В 1926 г. в обороте появились трудовые списки, которые велись на организациях и предприятиях всех форм собственности. Уходя с предыдущего места работы, сотрудник получал выписку из такого документа, где отражались личные данные, профессия, партийность, данные об опыте работы, воинской службы, правонарушениях. Такой документ просуществовал до 1938 г. Через год по указу Сталина были введены трудовые книжки единого образца для всех работающих граждан. В них содержалась информация о рабочей деятельности, наградах, служебных взысканиях, причины увольнения. На протяжении последующих десятилетий оформление и содержание таких документов менялась несущественно. Новый образец, действующий и до нашего времени, был утвержден в 2004 г. согласно постановлению Правительства РФ.